Jeetje, wat moet er veel geregeld worden voor een evenement… Is jouw hoofd één grote warboel, weet je niet hoe je structuur moet aanbrengen? Krijg je buikpijn omdat je geen idee hebt hoe je jouw evenement tot een succes kunt brengen?
Eerste stap
Structuur aanbrengen doe je door je hoofd leeg te maken en dit lukt door zaken op te gaan schrijven. Het staat dan op papier en hoeft niet meer in je hoofd te blijven zitten. Je gaat een start maken met een draaiboek. Je hebt vast al een idee over hoe jouw evenement er in het globaal gaat uitzien.
Wat is het doel van je evenement?
Hoe lang duurt het evenement, een paar uur, een dag, meerdere dagen?
Wanneer moet het evenement plaatsvinden?
Op welke momenten wordt er gegeten?
Hoeveel gasten gaan er ongeveer komen?
Weet je al waar het evenement gaat plaatsvinden?
Zijn er zaken die niet mogen ontbreken op die dag?
Wil je een thema?
Schrijf alles op en zoek eventueel foto’s om de zaak te verduidelijken. Dan lukt het daarna ook om al in hele grove lijnen een tijdsindeling te maken. Op welke moment van de dag is het ontvangst? Hoe laat zijn ongeveer de officiële momenten? Hoe laat of op welke momenten wordt er gegeten? Op welk tijdstip wil je dat het evenement is afgelopen? Schrijf dit op in een kladversie, niets is nog definitief, maar je hebt al wel een basis van de structuur die je wil aanbrengen en die je uiteindelijk rust gaat geven.
To Do lijst evenement
Een volgende stap is het maken van een To Do lijst. Er zijn voorbeelden te vinden op internet, dit is de basis en die kun je aanpassen aan je eigen te organiseren evenement. Zie het als een document dat je blijft gebruiken tot aan de bewuste dag. Deel deze lijst op in blokken, wat moet er geregeld zijn meer dan 6 maanden voorafgaand? Met welke onderdelen ga je 5 en 3 maanden vooraf aan de slag en wat kan of moet wachten tot de laatste weken? Bij een kleiner evenement kun je uiteraard ook denken aan weken en dagen in plaats van maanden.
Ik vind het prettig om minimaal twee kolommen te plaatsen achter deze To Do lijst. De eerste kolom om aan te geven wie er verantwoordelijk is en een tweede kolom om de status aan te geven. Rode vakjes voor hetgeen dat nog helemaal niet is geregeld, oranje vakjes voor datgene waar je mee bezig bent of uit hebt gezet en groen vakjes voor alles wat je hebt gedaan. Dit document is tijdens de organisatie continu in beweging, er veranderen zaken, er komen dingen bij en er vallen toch nog onderdelen af. En daarnaast zijn eerst alle vakjes rood, kleuren deze langzaam naar oranje en uiteindelijk naar groen. Maar het staat op papier en dat geeft de structuur en dus rust. En hiermee staat het eerste onderdeel van je complete draaiboek.
Tijdspad
Een draaiboek bestaat verder uiteraard uit een tijdspad van de betreffende dag. Deze heb je al in grove lijnen, maar zeker bij een evenement waar veel gebeurt en je met meerdere partijen te maken hebt, is het erg goed om dit verder uit te werken. Ik vind het prettig om te werken wederom met diverse kolommen, waarbij je in de eerste kolom de tijd aan geeft, in de tweede de activiteit, dan een kolom met wie, een kolom met waar en tenslotte nog een kolom met ‘let op’, waar je een aantekening voor die activiteit kunt maken. Vervolgens ga je de tijdsstippen die je in grove lijnen op papier hebt gezet toevoegen, om 19:00u ontvangst, 19:30u opening, 20:00u optreden, 22:00u snack, 00:00u einde.
Houd er rekening mee dat er momenten zijn waarop een aantal dingen tegelijk gaan plaatsvinden en dat er misschien wel elke 5 minuten een activiteit is, dus zorg naast voldoende kolommen, ook voor voldoende regels. Vervolgens ga je voor elke onderdeel bedenken wat daarvoor moet gebeuren en dit ga je toevoegen aan je tijdspad, maar misschien ook nog wel aan je To Do lijst. Als er een zanger komt optreden bijvoorbeeld. Op welk moment komt hij/zij aan? Komt de geluidsman eerder? En hoe laat? Wat zijn de benodigdheden? Wil hij/zij nog eten? Waar gaat hij/zij omkleden?
Als je dit stap voor stap per onderdeel aanpakt blijf je ook weer structuur houden.
Draaiboek evenement
De belangrijkste onderdelen van je draaiboek staan, maar we zijn er nog niet helemaal. Want voor elk evenement heb je een budget. Om rust te krijgen is het heel prettig om hiervoor ook een plan te maken. Wat is je totale budget? Wat vind je belangrijk? Maak een rijtje van de diverse categorieën, zoals bijvoorbeeld eten, aankleding en personeel. Deze kun je dan weer verder specialiseren zoals bij personeel onder horeca, fotograaf en bijvoorbeeld DJ. Maak een schatting van de kosten per onderdeel, geef ook tussendoor aan wat je hebt uitgegeven en zo kun je je budget beheren en bijsturen waar nodig.
Dan heb je bij elke evenement te maken met diverse contactpersonen. Zorg dat je dus ook een lijst hebt met al deze namen en het daarbij behorende telefoonnummer en emailadres. Verder kun je het draaiboek nog aanvullen met een gastenlijst, een tafelindeling of bijvoorbeeld een boodschappenlijst.
Ik ben heel benieuwd hoe jij structuur gaat aanbrengen in jouw te organiseren evenement. En mocht het je nog steeds buikpijn hebben, weet me dan te vinden en vul het contactformulier in. Ik help je graag.
Lees meer over mij!
